ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI TROTINA Eko s.r.o.

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost TROTINA Eko s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami nabízeného zboží, služeb, při reklamacích, při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“). Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží nabízeného na www.iautodily.cz, zajišťováním ekologické likvidace nebo výkupu vozidel (viz www.trotinaeko.cz) a stanoveným účelem zpracování.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na www.iautodily.cz a www.trotinaeko.cz.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti TROTINA Eko s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: TROTINA Eko s.r.o., sídlo: Ve Dvoře 3, 503 03 Holohlavy, IČO: 27552110, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 25678 (dále jen „Společnost“).

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby a řádně vám doručit objednané zboží či reagovat na vaši poptávku po zboží. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Nákup nabízeného zboží

Identifikační a kontaktní údaje

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme, patří ty, které nám sami poskytnete některým z těchto způsobů:

  • v rámci objednávkového formuláře umístěného na našich stránkách www.iautodily.cz;
  • prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem) na adrese objednavky@iautodily.cz;
  • prostřednictvím elektronického komunikačního formuláře, kterým jsme vám zaslali k vaší poptávce nabídku zboží;
  • telefonicky prostřednictvím naší call linky;
  • písemnou objednávkou doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla;
  • osobně v naší provozovně.

Konkrétně zpracováváme tyto typy osobních údajů:

  • jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
  • e-mail a telefon;
  • IČO v případě fyzické podnikající osoby;
  • údaje o obsahu nákupu a provedených platbách.

Tyto údaje jsou součástí každé objednávky (tedy uzavřené kupní smlouvy) a potřebujeme je pro možnost zpracování vaší objednávky, zaslání potvrzení o učiněné objednávce, zaslání informace o plánované době doručení zboží a komunikaci s vámi v průběhu vlastního procesu doručování objednaného zboží. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli zboží dodat.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2.Ekologická likvidace vozidel

2.1.1. Poptávka ekologické likvidace nebo výkupu vozidla

Pokud na našich stránkách www.trotinaeko.cz vyplníte formulář „Poptávka ekologické likvidace nebo výkupu vozidla“, zpracováváme o vás pro účely vyřízení této poptávky následující osobní údaje:

  • jméno a příjmení
  • telefonní číslo
  • identifikace vašeho vozu

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.2. Zajištění ekologické likvidace nebo výkupu vozidla

Při uzavření kupní smlouvy o výkupu vozidla za účelem ekologické likvidace, příp. při podpisu „Dokladu o převzetí autovraku mimo provozovnu TROTINA Eko s.r.o.“, o vás zpracováváme následující osobní údaje:

  • jméno a příjmení
  • trvalé bydliště
  • rodné číslo
  • telefonní číslo
  • identifikace vašeho vozu
  • na Dokladu o převzetí autovraku mimo provozovnu TROTINA Eko s.r.o. dále ještě číslo občanského průkazu.

Údaj o rodném čísle a čísle občanského průkazu je Společnost povinna zadat do informačního systému MAISOH vedeného Ministerstvem životního prostředí pro sledování vybraných autovraků dle vyhlášky č. 352/2008 Sb., o podrobnostech nakládání s autovraky. K jinému účelu tyto osobní údaje nejsou využívány.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

plnění zákonné povinnosti Společnosti (ve vztahu k zadávání údajů do informačního systému MŽP) - (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, jako např. dodatečné požadavky k objednanému zboží, vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o doručení objednaného zboží, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

  • jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
  • e-mail a telefon;
  • IČO v případě fyzické podnikající osoby;
  • číslo vašeho bankovního účtu (při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz)

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboží (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.4. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.5. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o dodaném zboží, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.6. Marketingová komunikace

Komunikace na základě tzv. oprávněného zájmu bez vašeho souhlasu

Po dobu, kdy budete naším zákazníkem, tj.:

  • pokud jste u nás nakoupili zboží, tak do doby uplynutí lhůty pro uplatnění vad na zakoupeném zboží, která činí dle Všeobecných obchodních podmínek 12 měsíců od převzetí zboží;
  • pokud jste projevili zájem ve formě vznesení poptávky po zboží z naší nabídky, tak do uplynutí 12 měsíců od učiněné poptávky;

jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných obdobných výrobků nebo služeb. Obchodním sdělením máme na mysli zejména o informace o novinkách v nabídce sortimentu našeho zboží a akčních cenách.

Tyto obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již v rámci vlastní objednávky zboží/poptávky po zboží dáte aktivním zaškrtnutím políčka „Nemám zájem o zasílání obchodních sdělení (nabídek obdobného zboží,) na moji e-mailovou adresu“ najevo, že je zasílat nechcete.

Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních nabídek budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme marketingové nabídky zasílat.

Komunikace na základě uděleného souhlasu

Pokud nebudou splněny podmínky pro zasílání marketingových nabídek bez vašeho souhlasu (viz předchozí text v bodu 2.2.), budeme moci vám tyto nabídky zasílat pouze s vaším předchozím souhlasem. Text souhlasu pro zasílání marketingových nabídek, jakož i ostatní podmínky související s uděleným souhlasem, je dostupný ZDE.

Udělení souhlasu je DOBROVOLNÉ a již udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Pokud byste nám souhlas neudělili, je jediným důsledkem to, že vám nebudou zasílány informace o novinkách v naší nabídce zboží, o akčních nabídkách či obdobná marketingová sdělení. Na možnost objednání zboží či využívání jakýchkoliv jiných nabízených služeb nemá neudělení souhlasu jakýkoliv vliv.

Případně udělený souhlas je platný na dobu 5 let (nebo samozřejmě do doby jeho odvolání z vaší strany). Pro účely prokazatelnosti o osobě, která nám souhlas udělila, vyžadujeme uvedení vašeho jména a příjmení, data narození, bydliště a e-mailové adresy pro zasílání marketingových nabídek. Právním základem pro zasílání marketingových nabídek je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU váš souhlas.

2.7. Telefonická komunikace

V případě, že nás kontaktujete na některém z našich telefonních čísel (724 73 73 73, 602 405 803), na začátku budete upozorněni, že hovor může být nahráván. Společnost nenahrává všechny hovory, ale pouze takové, u kterých náš operátor shledá, že vedou k uzavření objednávky a nákupu zboží z vaší strany.

Pořízené nahrávky následně uchováváme pro účely dokončení a vyřízení vaší objednávky a jako potvrzení, že mezi námi došlo k uzavření kupní smlouvy. Nahrávky jsou uchovávány v celém rozsahu od okamžiku, kdy náš operátor rozhodne, že je nezbytné hovor nahrávat. Dochází tedy ke zpracování zejména těchto osobních údajů:

  • jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
  • e-mail a telefon;
  • IČO v případě fyzické podnikající osoby;
  • údaje o obsahu nákupu.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.8. Cookies

Při používání našich stránek www.iautodily.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Více informací o tom, jak používáme cookies, naleznete ZDE.

2.9. Kamerové záznamy

Pokud si přijdete objednané zboží osobně vyzvednout na naši provozovnu či učinit objednávku osobně na naší provozovně, jsou vybrané prostory naší Společnosti z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením EU. Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní Směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo Společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu. Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany majetku Společnosti a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Společnost zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat.

Osobní údaje zákazníků a dodavatelů

Osobní údaje našich zákazníků a dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření kupní smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv z vad zboží. Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

Pokud jste nám své osobní údaje sdělili při vyplnění poptávkového formuláře na www.iautodily.cz, budeme tyto vaše osobní údaje zpracovávat po dobu nutnou k vyřízení vaší poptávky. Po vyřízení poptávky budeme vaše osobní údaje zpracovávat po dobu 12 měsíců pro účely zasílání marketingových sdělení, pokud jejich zasílání neodmítnete již v rámci poptávkového formuláře či kdykoliv později. Pokud jejich zasílání odmítnete, vymažeme/anonymizujeme vaše osobní údaje do 1 měsíce po vyřízení poptávky/odmítnutí zasílání marketingových sdělení.

Pokud jste nám své osobní údaje sdělili při vyplnění poptávkového formuláře ohledně ekologické likvidace vozidla na www.trotinaeko.cz, budeme tyto vaše osobní údaje zpracovávat po dobu nutnou k vyřízení vaší poptávky. Po vyřízení poptávky budeme vaše osobní údaje zpracovávat po dobu 3 měsíců a následně je vymažeme.

Osobní údaje ostatní

Údaje z kamerového systému Společnost zpracovává 3 dny od pořízení záznamu (případně po dobu nezbytnou k prošetření vzniklého incidentu).

Účetní údaje Společnost vymazává vždy k 1. 1. roku následujícího po uplynutí 5 let od provedení peněžité transakce, nebude-li v konkrétním případě legislativně vyžadována lhůta delší.

Osobní údaje získané s vaším písemným souhlasem zpracováváme po dobu platnosti souhlasu.

Pro vyloučení pochybností uvádíme, že samotný souhlas či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 3 let poté, co zanikl (v režimu omezeného zpracování).

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při uzavírání smluvních vztahů nebo v souvislosti s nimi.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb apod. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů - uzavřeny smluvní vztahy, který smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, Česká obchodní inspekce, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů
Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů
Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo na námitku
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (kamerový systém, obhajoba právních nároků).

Právo na podání stížnosti
Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti uvedenou v bodu 1. těchto Zásad či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.iautodily.cz a www.trotinaeko.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.